「5W2H」を意識するとなぜ時短ができ仕事がはかどるのですか？
それは、「5W2H」を意識することで情報の抜けや伝達漏れを防ぐことができるからです。
情報に抜けがなければ上司に聞き返されることがなくなり、再度説明する無駄な時間を省くことができます。
「5W2H」、勉強しなくてもわかりますよ。
という人もいるでしょう。
しかしこの「5W2H」は奥が深い。
あなたは、上司や先輩に仕事の進捗報告をしたとき、何度も聞き返されたことはありませんか？
「何で？」
「どこまでできているのか？」
「いつまでにできるの？」
「何がしたいの？」
「何が言いたいの？」
と．．． それは、単に説明や報告に不足があるからです。
＼この記事はこんな人にオススメ／
・コミュニケーションが上手くできない人
・報連相 が上手くできない人
・自分の言いたいことが相手に伝わらない人
・作業や業務の効率化をしたいと思っている人
・時短することを常に考えている人
・「5W2H」について詳しく知りたい人
・「5W2H」を上手く使えてない人
このような状況は、5W2Hの要素をプラスしたコミュニケーションや報告で簡単に解決することができます。
まずは、5W2Hとは何なのか。その目的や使い方、順番を解説していきます。
5W2Hはコミュニケーションを円滑に行うために必要なフレームワーク
5W2Hは、ものごとをわかりやすく伝えるため「いつ→どこで→誰が→何を→なぜ→どのように」の順番が基本です。
その内容に、「いくら、いくつ」が加わって5W2Hとなりました。
5W2Hを使いこなすことで、コミュニケーション能力を高めることが可能です。
それでは、5W2Hとはいったい何でしょうか。詳しく解説していきましょう。
5W「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」
2H「どうする」「いくら・いくつ」
| 5W2H | ||
|---|---|---|
| When | いつ | 時期 |
| Where | どこで | 場所 |
| Who | だれが | 人物・主体 |
| What | なにを | 対象物・対象内容 |
| Why | なぜ | 理由・根拠 |
| How | どうする | 方法・手段 |
| How much / many | いくら / いくつ | 費用・値段・数量 |
「When いつ」「Where どこで」「Who 誰が」「What 何を」「Why なぜ」
「How どうする」「How Much How Many いくら いくつ」
「How Much How Many」（いくら、いくつ）を入れずに、5W1Hとすることもあります。
- むかしむかし（いつ When）
- あるところに（どこで Where）
- おじさんとおばあさん（だれが Who）がいました。
- おばあさんが、川で洗濯をしていると
- 大きな桃がどんぶらこ、どんぶらこ、と流れてきました。（なにを What、どうした How）
「When いつ」
When（いつ）は、時間のことです。
時間、時期、期間や期限を意味する言葉です。
ビジネスにおいて、When(いつ)が不明確だった場合、無期限と捉えられてしまい、納期の遅れや、時間を意識しない計画性のない行動となってしまいます。
「Where どこで」
Where（どこで）は、場所のことです。
待ち合わせ場所、会議室、作業場所や実施場所を意味する言葉です。
実施場所や待ち合わせ場所を伝えることで、受け取り側は、その場所のイメージがつくりやすくなります。
「Who だれが」
Who（だれが）は、人物のことです。
誰が、または顧客、市場や企業といった主体を意味する言葉です。
誰に行うか、誰が行うかを明確にすることで、「誰かやるだろう」「誰もやっていない」等の問題を予防することができます。
「What なにを」
What（なにを）は、対象物や対象内容のことです。
商品、仕事内容、コミュニケーションの内容であるコンテンツを意味する言葉です。
何の作業なのか、何の依頼なのか等を明確にすることがポイントです。ビジネスでは、商品概要や他社商品との違い、価格や商品開発、支払い条件といったさまざまなものが該当します。
「Why なぜ」
Why（なぜ）は、目的、理由や根拠のことです。
なぜやるのか、仕事の目的などを意味する言葉です。
なぜそれを行なうのかを明確にすることで、仕事の質が向上し、具体策を設定しやすくなります。「なぜそれをやるのか」を伝えることは非常に重要です。
「How どうする」
How（どうする）は、方法や手段のことです。
課題を解決する際、どうやって行なうのか、どのような状態にするのかを明確にします。しっかりと伝えることで、その後の行動に具体性が増し、ミスを減らすことが出来ます。
「How Much How Many いくら いくつ」
How Much、 How Many（いくら、いくつ）は、費用や値段、数量のことです。
課題に取り組むときに発生するさまざまな費用やコストで、いくらかかるのか、また何％の利益があるのかを明確にする必要があります。費用対効果を考えた行動ができるようになります。
5W2Hは使う順番が重要
使う順番は、そのシーンや伝えたい内容（プレゼン）によって様々です。一番基本的な順番として、「出来事を伝える基本的な順番」があります。
今回はこの「出来事を伝える基本的な順番」を解説します。他のシーンや伝えたい内容（プレゼン）については、別記事で解説します。
この順番は報告書やブログ記事、一般的な文章やコミュニケーションで幅広く使える基本的な順番です。
それでは、次の会話の例文を見てみましょう。
＜5W2Hの基本的な順番を使った会話「出張について伝える」＞
例文：上司に「今度、出張に行っていいですか？」だけだと “5点” です。
この出張の会話を「5W2H」を使用して上司に伝えます。
・When（いつ）
2022年6月20日（月）から6月22日（水）までの3日間で
・Where（どこで）
名古屋から大阪に出張する予定です。
・Who（だれが）
私が、◎◎物産の田中部長に、
・How（どのように）
技術部の山田と一緒に商品を比較した資料で説明をします。そしてお土産のお菓子を持っていきます。
・Why（なぜ）
大変重要な顧客であり、◎◎物産の田中部長は甘いものが好きなので。
・How much（いくら）
出張旅費は2人で5万円＋菓子代金となります。
5W2Hであれば、上司は理解しやすくなり、何度も聞き返されることはないでしょう。そして出張申請書も同様に記載することで、内容がしっかり伝わることになります。
5W2H、順番の重要性について
5W2Hは、誰（Who）、何を（What）、いつ（When）、どこで（Where）、なぜ（Why）、そしてどのように（How）という質問を使って情報を整理する手法です。これらの質問は、情報の要素を明確にし、理解を深めるのに役立ちます。順番の重要性は次のような理由があります。
＜順番の重要性は次のような理由があります＞
- 論理的なフロー：
通常、情報を整理する際には、最初に「何」が起こったかを知りたくなります。そして、その後「なぜ」そのことが起こったのか、さらに詳細な情報を探求します。このように、質問の順序は一般的に「何」から始まり、「なぜ」で終わることが多いです。 - 重要度の明確化：
「なぜ」という質問は、他の質問の答えを重要度の高いものに結びつけることができます。情報を評価する際に、「なぜ」が最初に来ることで、他の質問への関心を高めることができます。 - 影響の分析：
例えば、企業で問題が発生した場合、まず「何が起こったのか」を知りたいと思うでしょう。その後、「なぜ」その問題が発生したのかを調査することで、ルートコーズ（根本原因）を特定し、再発防止策を講じることができます。 - 情報の整理：
5W2Hは情報を整理し、優先順位付けするのに役立ちます。この手法を使うことで、情報が明確になり、重要な要素に焦点を当てることができます。 - コミュニケーションの効果：
5W2Hの順序は、情報を他者に伝える際にも役立ちます。特に、複雑な問題やプロジェクトを説明する場合には、この順序に従うことで相手が理解しやすくなります。
したがって、5W2Hの順序は情報の整理と理解において重要です。それぞれの質問が役割を果たし、全体として情報をより効果的に扱えるようにしています。
まとめ 5W2Hを意識して業務を円滑に進めましょう
5W2Hを意識すれば、報告・連絡・相談といったコミュニケーションでの情報の抜けや伝達漏れを防ぐことができます。また使用する順番を意識することで、さまざまシーンや用途で使用可能です。
「5W2H」は、コミュニケーションを円滑に行うために必要なフレームワーク（枠組み）です。
是非、「5W2H」を意識して、情報の整理整頓をし、コミュケーション不足を解消していきましょう。
そして、情報の抜けや伝達漏れを防ぎ、再度説明する無駄な時間をなくす。
そうすることで時短や業務の短縮、業務効率化へとつながっていきます。
もう１つの時短と業務効率化につながる「改善活動の5S」は下の記事から。
以上です。